ÍNDICE
- Localización.
- Ubicación de fondo.
- Clasificación de los fondos documentales: instrumentos de descripción.
- Volumen de la documentación.
- Historia archivística.
- Normas de acceso y consulta.
- Servicios.
- Documentos on-line.
- Recursos webs.
INTRODUCCIÓN
El Archivo Municipal de Bolaños está formado por los documentos que el Ayuntamiento ha generado o recibido a lo largo de los siglos en el ejercicio de sus funciones.
El archivo tiene la función de recoger, organizar, conservar y poner a disposición de los usuarios los documentos del Ayuntamiento, bien para la investigación histórica, para el estudio y resolución de los asuntos administrativos de particulares, o para uso de los propios servicios municipales en el ejercicio de sus funciones.
El documento más antiguo que se conserva es del año 1429. Corresponde a la sección de pleitos municipales entre la villa de Bolaños y Almagro. Es un pergamino que recoge un mandato del Maestre de Calatrava, y que junto con la “Confirmación de los Privilegios de Bolaños por los Reyes Católicos”, es uno de los dos únicos pergaminos que se conservan en el Archivo.
Este documento se encuentra en proceso de restauración, que incluye una actuación sobre las dobleces que padece, manchas de humedad, manchas superficiales y algunos fragmentos rotos principalmente.
Restauración que se está llevando a cabo en el Archivo Regional de Castilla la Mancha, a través de las Ayudas concedidas por la Consejería de Administraciones Públicas en materia de archivos municipales.
1. LOCALIZACIÓN
Dirección: Excmo. Ayuntamiento de Bolaños de Calatrava. Código Postal: 13.260
Teléfono: 926 870 048 / 926 870 027
Fax: 926 870 169
E-mail: archivo@bolanosdecalatrava.es
Página web: www.bolanosdecalatrava.es
Horario de atención al público: Lunes a Viernes de 9 a 14 h.
2. UBICACIÓN DE LOS FONDOS
La documentación más antigua, concretamente la datada entre 1429-1973: se trasladó recientemente al depósito de la biblioteca situado en la Casa de Cultura, (C/ Toledillo), por razones de conservación, seguridad y por falta de espacio en el Archivo General, a la espera de la reforma del Ayuntamiento, tras la cual se decidirá el destino definitivo de la misma. Esta documentación está organizada y descrita en una guía-inventario.
El resto de documentación (1973-2008), se encuentra en proceso de organización, y está situada, principalmente en la segunda planta del Ayuntamiento, aunque también existe otra parte en dependencias municipales, situadas fuera de la Casa Consistorial y que se trasladarán a su lugar de origen para su correcta organización y conservación.
3. CLASIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES: INTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
FONDO MUNICIPAL
- Guía inventario impresa de la documentación entre 1429-1973 (Anexo I)
- Inventario (base de datos) de la documentación 1974-2008 (En proceso de organización).
- Catálogo y documentos digitalizados.
El catálogo abarca casi 80% de la documentación comprendida entre 1429-1973.
Los documentos digitalizados son principalmente los fechados desde el s. XV a XVIII.
Ambos se pueden consultar en las dependencias del Archivo Municipal previa solicitud.
FONDOS EXTRAMUNICIPALES:
- Guía-inventario del Fondo Notarial (Anexo II)
- Guía-Inventario del Fondo de la Iglesia Parroquial (Anexo III)
- Catálogo y documentos digitalizados:
- Fondo de la Iglesia Parroquial.
- Fondo notarial.
También se pueden consultar en las dependencias del Archivo Municipal, previa solicitud.
4. VOLÚMEN DE LA DOCUMENTACIÓN
- Fondo Eclesiástico: 9 cajas
- Fondo Notarial 12 cajas
- Fondo Municipal: Al estar en proceso de organización es difícil de cuantificar, en datos generales, consta de unas 2500 cajas aproximadamente, de las cuales, 377 cajas se organizaron hasta 1989. 800 cajas se organizaron en 2008-2009 y el resto se está organizando actualmente).
Todos los fondos abarcan, aproximadamente unos 400 m lineales de estantería. De los cuales en la Casa Consistorial ahora mismo sólo se pueden acoger 245 m lineales, por lo que actualmente el archivo municipal no tiene capacidad para albergar casi la mitad de la documentación que posee.
A lo que hay que añadir que también hay que transferir documentación de las diferentes oficinas municipales.
Se espera que después de la reforma proyectada se duplique con creces esta capacidad, al mejorar también la instalación con estanterías móviles compactas, mejorando así mismo las condiciones de conservación de los documentos, y servicios como la consulta.
5. HISTORIA ARCHIVÍSTICA
Tal y como aparece publicado en el libro que se editó sobre el I Simposium sobre Bolaños, y que recoge la ponencia de Ángel Ramón del Valle Calzado, (encargado de organizar el Archivo Municipal en 1988):
“La primera referencia que se conserva sobre el Archivo es de la época de los Reyes Católicos. Pero será durante la Edad Moderna cuando más cuerpo tome y de la que existen testimonios donde se muestra mayor preocupación para su mantenimiento, ya que se destinaban fondos de los bienes de propios para su conservación Durante el s. XVIII, las referencias al estado y demandas del archivo son continuas (…) en la época Contemporánea las reformas liberales (…) produjeron numerosas instituciones, cuya documentación, por razones que desconocemos se unió a la natural del archivo.
Sufrirá las mayores pérdidas durante la Guerra Civil aunque difíciles de cuantificar.
Los primeros intentos de organización se llevaron a cabo en 1957, 1977 y 1982, pero no se respetó la clasificación y volvió a mezclarse”.
Este profesional organizó la documentación desde 1429 a 1973., y elaboró una guía inventario, cuyos contenidos se muestran en la presente página, y que además se encuentra en formato impreso en las dependencias del Ayuntamiento.
En el año 2003 y con motivo del Plan de Choque contra el Paro se inicia un Proyecto de Catalogación y Digitalización de la documentación que ya estaba organizada y descrita en el inventario, con vistas a la conservación y difusión de los documentos antiguos que se prorrogó hasta el 2006, en periodos alternos y a través de diferentes planes de empleo:
2003: Plan de Choque enero-junio. Plan INEM- Corporaciones locales julio-octubre.
2004: Plan integrado de empleo abril-octubre.
2005: Plan integrado de empleo febrero-agosto.
2006: Plan integrado de empleo mayo-agosto.
Para este proyecto se contó con la labor de dos licenciad@s en Historia y un técnico informático. Y cuyo resultado fue la elaboración de un catálogo, y la digitalización de gran parte de la documentación más antigua y que más necesidades de conservación tiene. Trabajo que por falta de presupuesto aún no se ha publicado, pero que se encuentra disponible en las dependencias del Archivo Municipal en el Ayuntamiento y próximamente en la Biblioteca municipal.
Desde el año 2008 y a través de las Ayudas en materia de archivos ofrecidas por la Consejería de Administraciones Públicas y Justicia, se contratan los servicios de una archivera municipal, dentro de la Agrupación de municipios Bolaños de Calatrava, Aldea del Rey y Valenzuela de Calatrava. Labor que continuará durante el año 2009/2010, con la inclusión de dos municipios más en la agrupación: Ballesteros de Calatrava y Granátula de Calatrava.
Durante el presente año, a parte de organizar la documentación pendiente, actualizando para ello el inventario, se llevarán a cabo también nuevas acciones, como el inicio de la adecuación del archivo: con la instalación de estanterías móviles compactas, que aumentarán la capacidad y la conservación de los documentos del Archivo, la instalación de los primeros sistemas de detección de incendios y la restauración del documento más antiguo que conservamos, todo ello subvencionado por la Consejería de Administraciones Públicas. También está proyectada la ampliación, adecuación y reforma del Archivo Municipal dentro las obras de reforma del Ayuntamiento.
Entre los objetivos actuales del Archivo Municipal, se encuentran la normalización de los procesos técnicos: Gestión de fondos, Clasificación, Descripción, Selección y valoración de los documentos, regulación de las consultas tanto internas como externas, regulación de los préstamos a las oficinas, corporativos y otras administraciones,, adecuación de la descripción de las series documentales a las normas nacionales e internacionales vigentes, procedimiento de informatización de los fondos documentales, etc.
Se está trabajando en el primer paso, no sólo con la organización de los fondos en su totalidad, sino con la implantación de normativas que regulen y normalicen los procesos anteriormente citados: Reglamento del Archivo Municipal.
Existe además un fondo fotográfico, a raíz de la participación del Ayuntamiento en los programas de los “Legados de la tierra”, y numerosas fotografías sin inventariar debidas a las actividades que se han desarrollado a lo largo del tiempo.
6. NORMAS DE ACCESO Y CONSULTA
Se encuentra en proceso de aprobación la normativa que regula el funcionamiento y uso del Archivo; pero en líneas generales y respetando siempre la legislación vigente que existe al respecto, estas son las normas que se aplican para investigadores y ciudadanos en general.
(Para las oficinas, corporativos y otras administraciones, se aplica una normativa diferente, puesto que pueden acceder al préstamo).
En cuanto a normas y procedimientos se diferencia entre:
- Consultas internas: realizadas por los diferentes departamentos municipales, así como por los corporativos en el ejercicio de sus funciones, (que tienen su propia normativa).
- Consultas externas: las realizadas por los ciudadanos en general cualquiera que sea el motivo o razón de las mismas.
La administración municipal garantizará el acceso de los ciudadanos al Archivo sin más limitación que la derivada de la legislación vigente, así como de la naturaleza de los documentos y de su estado de conservación.
Los documentos que contengan datos que puedan afectar a la seguridad, honor intimidad o imagen sólo podrán ser consultados en los términos establecidos en la legislación estatal y autonómica vigente.
Los usuarios externos y los investigadores, deberán cumplimentar una ficha de consulta con sus datos, los documentos consultados y el motivo de la misma.
En los casos en que se considere oportuno el/la archivero/a podrá solicitar la presentación del DNI, pasaporte o carné de investigador.
Las consultas externas deberán hacerse en los locales destinados para tal fin y bajo la supervisión del técnico del Archivo.
Las solicitudes de copias o reproducciones se realizarán por escrito y serán atendidas siempre que el Archivo disponga de los medios técnicos adecuados para realizarlas, salvo que por medidas preventivas de conservación no proceda realizar dichas copias o cuando se trate de documentos de acceso restringido.
Las reproducciones de fotocopias estarán sujetas a las tasas municipales vigentes.
A los efectos de servicio, préstamo, (oficinas, corporativos y otras administraciones), y consulta, (todos los usurarios en general), los documentos se clasifican en documentos de libre acceso y de acceso restringido.
- Son documentos de libre acceso:
Los documentos sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo, siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado, averiguación de los delitos o la intimidad de las personas.
Los documentos que aún conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, que tengan una antigüedad de 50 años sobre la fecha del documento, o de veinticinco contados desde la muerte del titular si esta fecha es conocida.
- Son documentos de acceso restringido:
a. Los documentos no sujetos en su tramitación al derecho administrativo, como:
i. Correspondencia de la Alcaldía de carácter o contenido político no administrativo.
ii. Actas de reuniones de trabajo de los distintos grupos políticos
iii. Documentos auxiliares de la gestión.
b. Todos los documentos que contengan datos que pueden afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación de los delitos.
Algunas series documentales que pertenecen a este apartado son:
- Exámenes y currículum incluidos en los expedientes de selección de personal.
- Expedientes disciplinarios.
- Expedientes personales.
- Expedientes de quintas.
- Expedientes de recursos.
- Expedientes de salud laboral.
- Expedientes sancionadores.
- Expedientes de solicitudes de ayudas asistenciales.
- Hojas de toma de datos a efectos estadísticos.
- Informes de la policía local, cuando aparecen nombres de personas físicas o jurídicas en relación con un delito, o se detalla una situación familiar o socioeconómica.
- Informes sociales.
- Padrón municipal de habitantes.
- Padrones de rentas.
- Partes de la policía local.
- Partes de baja.
- Partes médicos.
- Etc.
c. Documentos de carácter nominativo, que no contengan datos relativos a la intimidad de las personas, pero si de sus intereses materiales, como:
- Expedientes de actividades económicas.
- Expedientes de estudios de detalle.
- Expedientes de licencias de apertura.
- Expedientes de licencias de obra.
- Expedientes de planes parciales.
- Expedientes de proyectos de urbanización.
7. SERVICIOS
INFORMACIÓN
Asesoramiento sobre búsqueda de documentación, fuentes disponibles.
CONSULTAS
Ciudadanos e investigadores pueden consultar los instrumentos de descripción disponibles.
- Guía-inventario del Archivo Municipal. (1429-1973).
- Catálogo.
- Documentos digitalizados.
- Fondo de fotografías.
- Pequeña biblioteca de publicaciones sobre Historia local donde se conservan los siguientes títulos:
REPROGRAFÍA
Este servicio está sujeto a la normativa municipal vigente. Incluye:
- Impresión de las imágenes digitalizadas.
- Copias de los documentos de libre acceso que estén en buenas condiciones de conservación.
El usuario se compromete, al firmar la solicitud de reproducción, a no violar las normas del Ordenamiento Jurídico vigente en materia de acceso a los Registros y Archivos Públicos.
8. DOCUMENTOS ON-LINE
Dentro del proyecto de catalogación y digitalización llevado a cabo entre 2003 y 2006, se elaboraron diferentes bases de datos para cada uno de los fondos, en las cuales a parte de los datos de las series documentales, se pueden consultar los documentos digitalizados y una reseña del catálogo correspondiente a su descripción.
Hasta el momento estas bases de datos sólo es posible consultarlas en el Archivo Municipal a la espera de ser publicadas en una página Web.
A modo de ejemplo mostramos algunos de los documentos digitalizados en ese proyecto: